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山东大学教育基金会档案管理制度
发布时间:2013-12-29     浏览次数:655次
 
第一章  总则
第一条 为了规范山东大学教育基金会档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,更好地为教育基金会各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《山东大学档案管理办法》等法规,结合我基金会实际制定本办法。
第二条 本办法所称档案,包括纸制档案和电子文档两大类,并对其进行分别管理。其中纸制档案由收文、发文、各类重要文件、协议、管理办法、资料等组成。
第三条 山东大学教育基金会工作人员应遵守本办法,并承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。
第二章  管理体制
第四条 档案工作由秘书长领导,分管档案工作的副秘书长协助秘书长负责档案工作,并配备固定的档案管理人员,负责基金会档案的收集、整理、归档和移交工作,并将其列入岗位职责范围。
第五条 档案管理人员的职责为:
(一)档案管理人员应认真贯彻执行党和国家有关档案管理的方针、政策、法规,履行档案管理工作职责。
(二)档案管理人员应努力学习档案业务知识,积极参加有关的档案业务学习培训。
(三)档案管理人员应定期做好基金会档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作,保证归档材料的完整齐全、及时准确,不得以任何借口不交、迟交或将档案资料据为己有。
(四)对于涉密档案,档案管理人员应严格执行保密制度。
第三章  档案管理
第六条 基金会的工作与档案工作实行“四同步”管理,即布置、检查、验收、总结各项工作与档案工作同时进行。
第七条 各类纸制档案分类保管,建立档案盒对应保存,对于基金项目建立专属的项目档案盒保管。
第八条 各类重要文件、协议、资料分类保存,重要协议每年定期存档。存档要严格按照档案工作流程进行。
第九条 电子文档由个人保存,每当活动结束,集中交由档案管理人员存档。
第十条 根据工作内容,电子文档按照项目及内容分别建立文件夹,逐层保存,文件夹及文档名称要清晰规范。
第十一条 档案管理人员根据档案归档要求,负责对纸质文件材料整理组卷,电子文件材料著录。
第十二条  归档材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。
第四章  档案查询利用
第十三条 利用基金会的开放档案,按《中华人民共和国档案法》的有关规定办理;对于未开放的本基金会档案,查阅利用必须履行登记手续并遵循下列规定:
(一)本基金会人员因公查阅本基金会归档档案,需经过档案管理人员说明事由,方可查阅。若需借用档案须填写档案借阅单,并签字。借用完毕及时归还。
(二)非基金会工作人员如有需要利用档案,须经相关单位批准并经基金会主管领导同意方可查阅。
(三)档案材料一般只提供复印件,原则上不得外借,特殊情况外借须经基金会秘书长批准并备案。档案利用人应按时归还,严格遵守阅档制度,维护档案的完整和安全,不得遗失、污损、涂改、分拆和转借,注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。违规者,视情节轻重,上报依法处理。
第十四条 借阅人员要严格按照档案工作流程中有关“借阅”的要求进行借阅。
第五章  附则
第十五条 本办法由山东大学教育基金会负责解释。
第十六条 本办法自公布之日起生效。
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